7 Melhores Alternativas ao Todoist para Equipes em 2026
O Todoist é um dos melhores apps de lista de tarefas pessoais do mercado: rápido, simples, com linguagem natural e excelente em mobile. O limite aparece quando uma equipe passa de 3-4 pessoas e precisa de Kanban robusto, Gantt, dependências, subtarefas com responsáveis distintos, relatórios de produtividade e integração com CRM ou projetos comerciais. A partir desse ponto, o que era leveza vira limitação — e alternativas para gestão de projetos completa cobrem o mesmo preço com muito mais escopo.
Comparamos 7 alternativas pelo gap exato do Todoist: Kanban, Gantt, dependências, relatórios, e o quanto cada uma se integra ao restante da operação (CRM, projetos, RH).
📌 O que você vai encontrar neste artigo:
- →Sem Kanban com swimlanes nem WIP limit nativo
- →Sem Gantt com dependências entre tarefas
- →Sem CRM com pipeline de vendas
- →Relatórios de produtividade só em planos pagos
- →Cobrança por usuário em todos os planos pagos
- →Sem gestão de projetos com cronograma e marcos
Por que procurar alternativas ao Todoist?
App de listas de tarefas pessoais criado pela Doist em 2007, com mais de 30 milhões de usuários. Reconhecido pela simplicidade, parsing de linguagem natural ('amanhã às 14h #trabalho') e excelência em mobile — focado em produtividade individual ou de equipes muito pequenas.
O que o Todoist faz bem:
- ✓Interface minimalista e velocidade impressionante
- ✓Linguagem natural ao criar tarefas
- ✓Apps nativos em todas as plataformas (iOS, Android, Mac, Windows, Web)
- ✓Karma e gamificação de produtividade pessoal
- ✓Filtros e visualizações personalizadas com sintaxe poderosa
Limitações frequentemente citadas:
Limitado para projetos complexos
Focado em listas de tarefas, não em gestão de projetos robusta.
Sem visualizações avançadas
Não oferece Gantt, Kanban robusto ou timeline para projetos.
Colaboração básica
Recursos de equipe são limitados comparados a ferramentas dedicadas.
Sem relatórios robustos
Falta analytics e relatórios de produtividade detalhados.
As melhores alternativas em 2026
Moove Gestão
Melhor para: PMEs que querem Projetos + CRM + RH integrados
Plataforma brasileira all-in-one que unifica CRM, WhatsApp Business, Projetos, Assinatura Digital, RH, BSC e muito mais em um só lugar. Ideal para PMEs que querem simplificar a gestão sem pagar por múltiplas ferramentas.
Principais recursos:
- Kanban com drag-and-drop
- Gráfico de Gantt interativo
- Subtarefas e checklists
- Campos personalizados
- Responsáveis e participantes
- Anexos e comentários
👍 Prós
- Tudo em um só lugar (elimina múltiplas assinaturas)
- Preço fixo independente do número de funcionalidades
- Interface 100% em português brasileiro
- Suporte humanizado em português
👎 Contras
- Menos integrações com ferramentas internacionais que concorrentes globais
- Curva de aprendizado inicial por ter muitas funcionalidades
💰 Preço:
R$ 99/mês
A partir de R$ 99/mês no plano anual (R$ 119 mensal). A partir de 5 usuários inclusos (até 150 nos planos superiores). WhatsApp Business como addon a partir de R$ 99/mês (incluso do plano Business em diante). Teste grátis de 7 dias.
Trello
Melhor para: Equipes pequenas que querem Kanban simples
Ferramenta de Kanban simples e visual da Atlassian. Popular por sua facilidade de uso, é ideal para equipes pequenas que precisam de organização básica de tarefas.
Principais recursos:
- Quadros Kanban ilimitados
- Power-Ups (plugins)
- Automações Butler
- Checklists
- Etiquetas e filtros
- App mobile
👍 Prós
- Interface muito intuitiva
- Versão gratuita generosa
- Fácil de começar
- Bom app mobile
👎 Contras
- Limitado para projetos complexos
- Sem Gantt nativo
- Power-Ups limitados no plano free
💰 Preço:
US$ 5 (freemium)
Versão gratuita robusta. Standard a partir de US$ 5/usuário/mês.
Notion
Melhor para: Equipes que valorizam documentação e flexibilidade
Workspace flexível que combina notas, docs, wikis e banco de dados. Muito customizável, é popular para documentação e gestão de conhecimento.
Principais recursos:
- Páginas e databases
- Múltiplas visualizações
- Templates prontos
- Wikis e docs
- Colaboração em tempo real
- API robusta
👍 Prós
- Extremamente flexível
- Ótimo para documentação
- Versão gratuita generosa
- Comunidade ativa de templates
👎 Contras
- Não é ferramenta de projetos nativa
- Sem Gantt robusto
- Performance com muitos dados
💰 Preço:
US$ 8 (freemium)
Free para uso pessoal. Plus a partir de US$ 8/usuário/mês.
ClickUp
Melhor para: Equipes que querem uma ferramenta com muitos recursos
Plataforma all-in-one que tenta substituir múltiplas ferramentas. Oferece muitos recursos mas pode ser overwhelming pela quantidade de opções.
Principais recursos:
- Múltiplas visualizações
- Docs integrados
- Whiteboards
- Metas e OKRs
- Time tracking
- Automações
👍 Prós
- Muitos recursos incluídos
- Versão gratuita robusta
- Customização extrema
- Preço competitivo
👎 Contras
- Curva de aprendizado alta
- Performance pode ser lenta
- Muitas opções podem confundir
💰 Preço:
US$ 7 (freemium)
Free Forever disponível. Unlimited a partir de US$ 7/usuário/mês.
Asana
Melhor para: Equipes que valorizam organização e acompanhamento de metas
Ferramenta de gestão de projetos e trabalho focada em produtividade. Conhecida por sua organização clara e recursos de acompanhamento de metas.
Principais recursos:
- Lista, quadro e timeline
- Projetos e portfólios
- Metas e OKRs
- Regras de automação
- Formulários
- Relatórios de progresso
👍 Prós
- Excelente para acompanhamento de metas
- Interface limpa e organizada
- Recursos de portfólio
- Boas automações
👎 Contras
- Curva de aprendizado moderada
- Recursos avançados são caros
- Sem CRM integrado
💰 Preço:
US$ 10.99/usuário/mês
Free para até 10 usuários. Premium a partir de US$ 10.99/usuário/mês.
Moove não é só Gestão de Projetos. É tudo junto.
Por que contratar várias ferramentas separadas quando você pode ter tudo integrado em uma única plataforma?
CRM de Vendas
Pipeline visual, funis personalizados e automações de vendas
WhatsApp Business
Inbox unificado, Chatbot com IA, Campanhas e CSAT
Assinatura Digital
Contratos com validade jurídica ICP-Brasil
Planejamento BSC
Balanced Scorecard, SWOT e desdobramento de metas
Comunicação
Feed corporativo, chat e mensagens internas
Drive Corporativo
Armazenamento seguro integrado a todos os módulos
Benefícios de ter tudo integrado
Um único login
Acesse todas as ferramentas com uma só conta
Dados conectados
Informações fluem automaticamente entre módulos
Economia de até 80%
Vs. contratar CRM + WhatsApp + Projetos + RH separados
Suporte em português
Atendimento humanizado e rápido
Implementação rápida
Sem necessidade de equipe de TI
Segurança unificada
Controle de acessos centralizado
Conclusão
Para uso pessoal ou equipes muito pequenas (até 3 pessoas) que só precisam organizar tarefas, o Todoist continua imbatível. No momento em que a operação precisa de Kanban, Gantt, dependências, relatórios de produtividade, integração com CRM ou gestão de projetos comerciais, ele para de escalar e força a contratação de 2-3 ferramentas extras.
📝 Principais pontos a considerar:
- Moove: melhor para Tarefas + Projetos + CRM + RH integrados
- ClickUp: melhor para times que querem todos os recursos em um lugar
- Trello: melhor Kanban visual gratuito (foco em simplicidade)
- Notion: melhor para times que misturam docs e tarefas
- Asana e Monday: melhores para projetos formais com cobrança por usuário
Nossa recomendação
Para equipes brasileiras que querem tarefas + projetos + CRM + RH em um único contrato, o Moove cobre tudo por preço fixo em reais. ClickUp é segundo lugar para quem topa curva de aprendizado alta. Trello mantém o melhor Kanban gratuito. Notion é flexível mas não é nativo para projetos.
Perguntas frequentes
Conteúdo relacionado
Explore mais sobre Gestão de Projetos e outras funcionalidades do Moove.