E-mail Empresarial com Inbox Compartilhado: Guia Completo

Gmail e Outlook resolvem o e-mail individual. O problema começa quando contato@, vendas@ ou suporte@ ficam compartilhados — sem fila, sem dono, sem protocolo, a operação trava. Este guia mostra como montar inbox compartilhado profissional sem trocar de provedor.

1. Por que e-mail individual não escala em equipe

Quando duas pessoas têm acesso à mesma caixa via senha compartilhada, duas respondem o mesmo cliente ou ninguém responde porque “acharam que o outro ia”. Não existe atribuição, fila ou histórico do que cada um fez.

2. O que é inbox compartilhado

Plataforma onde cada e-mail recebido vira ticket atribuível, com status (aberto/em andamento/respondido), etiquetas, comentários internos e protocolo numerado único.

3. Protocolo numerado: por quê

Cada e-mail recebe número sequencial (ex.: #2026-04812). Esse número aparece no assunto, no card do CRM, no SLA e em qualquer auditoria. Sem isso, “aquele e-mail do João” é impossível de rastrear.

4. Atribuição e fila

Mensagens novas entram em fila visível para a equipe. Quem assume, atribui para si — os outros veem e param de mexer. Atribuição também por regra (palavra-chave, remetente, horário).

5. Integração com CRM

E-mail trocado com cliente aparece no card dele automaticamente. Histórico cruzado entre CRM, WhatsApp e e-mail no mesmo lugar. Saída de funcionário não leva o histórico junto.

6. Como conectar Gmail/Outlook

Via SMTP (envio) e IMAP (recebimento). O Moove conecta às contas existentes sem migrar nada. Suporta múltiplas contas pessoais e compartilhadas com permissões granulares.

7. Checklist de implantação

• Liste todas as caixas compartilhadas (contato, vendas, suporte, financeiro)
• Defina dono padrão e regra de atribuição
• Ative protocolo automático
• Conecte ao CRM para histórico cruzado
• Treine equipe: nada de senha compartilhada, tudo via plataforma